de Roxana Avădănei

It’s not enough to be busy; so are the ants. The question is “What are we busy about?” — Henry David Thoreau

Răspunsul universal la întrebarea “De ce n-am făcut X?” este “N-am avut timp.” Mai mult, tot oferind acest răspuns, ajungi repede să-ți pui și întrebarea “Cu toate promisiunile pe care mi le fac, cum de nu reușesc să fac tot ce îmi propun?”

Motivele – a se citi “scuzele” – lipsei de timp sunt dintre cele mai diverse. Un exercițiu interesant care te ajută să ajungi la miezul problemelor – împărtășit de Vlad Stan, la cursul Mindset Design – este să îți pui întrebarea “De ce?” de minimum cinci ori.

La o primă vedere, pentru mine, răspunsul la întrebarea “De ce nu am timp?” era clasicul “Profesia pe care mi-am ales-o e foarte solicitantă.” Dar am decoperit că, de fapt, îmi gestionez ineficient timpul: mă implic în prea multe activități, și uneori nu știu să spun “Nu”.

Mai mult, am constatat că nu aveam un scop clar, obiective bine definite sau priorități atent stabilite.

Ce-i de făcut?

Îți propun o abordare sistematică a vieții personale, pe aceeași structură pe care se construiește și o strategie de comunicare. Aceștia sunt pașii necesari:

1. Cercetare – Răspunde la întrebări de tipul următor:
- Care sunt lucrurile de care mă plâng cel mai mult?
- Ce aș face, dacă aș avea mai mult timp?
- Cum arată o zi din viața mea acum? Cum îmi imaginez ziua ideală?
- Ce e cu adevărat important pentru mine?
- Care este avantajul meu competitiv?
- Ce aș vrea să spună oamenii despre mine la înmormântarea mea? – tot de la Vlad citire.

2. Analiza contextului și definirea problemelor – Structurează în scris răspunsurile la întrebările de mai sus. Poate nu e cazul să faci chiar o analiză SWOT, dar n-ar fi rău să identifici clar problemele cu care te confrunți, punctele tale forte, resursele de care dispui și potențialele oportunități.

3. Stabilirea scopului și a obiectivelor – Începe cu obiectivele mari, cele care contează pentru tine – dorințe, vise și așteptări. Le poți împărți în categorii – familie, carieră, prieteni, spiritualitate, dezvoltare personală etc. – și asocia cu un anumit nivel de importanță.

4. Public țintă – Care sunt categoriile de persoane care au un rol esențial în îndeplinirea obiectivelor tale? Cu aceste persoane îți vei petrece cel mai mult timp.

5. Mesaje – Ce vrei să știe oamenii despre tine? Pentru fiecare categorie de public, e important să ai un anumit tip de mesaj – asta ar putea fi tradus în acele idei cheie pe care vrei să le rețină interlocutorii tăi. La rândul lor, aceștia îți pot fi “parteneri” în îndeplinirea obiectivelor.

6. Acțiuni și instrumente – Care este cel mai mic lucru pe care îl poți face, începând de astăzi, pentru a schimba ceva în viața ta? Notează la fiecare obiectiv câteva activități cheie care te vor ajuta să îl îndeplinești.

7. Mijloace – Ce canale vei folosi pentru a-ți atinge obiectivele?

8. Planificare – Stabilește calendarul de acțiuni, mijloacele de evaluare, standardele de performanță și bugetul (resurse financiare, umane, materiale și de timp). Realizează o hartă a timpului – o diagramă cu activitățile programate pe zile, săptămâni, luni. Aceasta poate fi împărțită pe culori dedicate fiecărei categorii importante din viața ta – roșu pentru activitățile de la serviciu, galben pentru orele de voluntariat, verde pentru orele dedicate ție însuți etc. Agenda de serviciu poate fi împărțită în două: activitățile zilnice (de rutină) și cele neașteptate.

9. Implementare și monitorizare – E timpul să treci la acțiune. Monitorizează permanent stadiul în care se află obiectivele pe care ți le-ai stabilit, și ajustează, dacă e cazul, planul inițial.

10. Evaluare – În ce măsură ai reușit să îți atingi obiectivele în timpul pe care ți l-ai propus?

 

Bonus:

Stil de viață sănătos – Ore decente de culcare, alimentație sănătoasă, mese regulate, sport, vitamine etc. Managementul energiei este dat de echilibrul dintre carieră și viața personală. Ai energie, ești odihnit, te simți motivat pentru că faci ceea ce îți place? Atunci ești productiv și la locul de muncă. Oboseala conduce la lipsa răbdării, incapacitatea de a privi lucrurile în perspectivă, alocarea unui timp îndelungat unei sarcini – sau, cu alte cuvinte, la scăderea productivitații.

Activități de relaxare – Muzică, un curs de dans sau de pictură, un spectacol, o carte interesantă, un week-end la munte sau poate o baie relaxantă. Cu cât te înverșunezi mai mult să stai ore în șir pe același proiect, randamentul tău scade. Un moment de relaxare te poate conduce de multe ori la revelația soluției unei probleme.

Câteva resurse utile:
- Never Check Email in the Morning, de Julie Morgenstern
- Time Management – Urgent vs. Important
- Matricea Eisenhower, de Remus Bălan
- Successful Delegation 

 

Share on TwitterSave on DeliciousDigg ThisShare via email